Jag har fått uppdraget att digitalisera Helsingborgs fullmäktigetryck åt Helsingborgs stadsarkiv. Uppdraget omfattar 38 band och häften med omkring 33 000 sidor: kommunfullmäktiges protokoll, handlingar, budgetar och register från 1971 till 1997, samt tre äldre sakregister över stadsfullmäktige för åren 1863–1914.
Banden från 1971–1997 skärs upp i ryggen och sidorna matas som lösblad genom vår Inotec Scamax 6x1 i 600 dpi färg. Det äldsta häftet — sakregistret för 1863–1882 — skannas i stället skonsamt i vår overheadskanner Image Access Bookeye 5 V1 Archive, eftersom sidorna är för spröda för att matas. Sidorna beskärs inte — kanterna fylls i stället ut med papperets egen ton — och jag går igenom upprätningen av sidorna för hand. I trycket finns också invikta bilagor i A3-format och större, bland annat kartor och stadsplaner; den längsta är nästan 80 cm.
Efter skanningen görs en OCR-tolkning av texten på svenska, så att varje sida blir sökbar. OCR-texten lämnas orättad.
Varje band delas sedan upp efter stadsarkivets egen förteckning: ett pdf-dokument per protokoll, handling, budget och register — sammanlagt över tusen filer — och dessutom hela bandet som en sammanhållen pdf. Filerna levereras som arkivbeständiga PDF/A-2b i 300 dpi, validerade före leverans, med år, dokumenttyp, nummer och datum ur förteckningen i filnamnet och i dokumentets egenskaper. Som arkivmaster levereras varje band dessutom som TIFF i 600 dpi färg med inbäddad sRGB-färgprofil.
Fullmäktigetrycket innehåller personuppgifter. Allt arbete görs därför i våra egna lokaler i Kågeröd, utan molntjänster och utan underleverantörer, och filerna levereras på krypterat USB-minne.
Arbetet har just inletts: de första banden är skannade, och tre av dem — två från 1971 och ett från 1980 — går till stadsarkivet för godkännande innan resten skannas.
Läs mer om vår tjänst för skanning av protokoll — vi digitaliserar protokoll, kommunaltryck och andra arkivserier till sökbara, arkivbeständiga pdf-filer.