Vi erbjuder professionell skanning av protokoll — digitalisering av mötesprotokoll, styrelseprotokoll, årsmötesprotokoll och historiska protokollsamlingar — till sökbara pdf-dokument. Vi vänder oss till föreningar, församlingar, kommuner, stadsarkiv, bolag, museer och privatpersoner som vill göra sina protokoll tillgängliga och sökbara digitalt.
Oavsett om protokollen är inbundna i gamla volymer, häftade, lösbladade eller finns som lösa blad i arkivkartong så har vi rätt skanner och arbetsflöde för jobbet.
Ickeförstörande skanning av inbundna protokollböcker
För historiska, värdefulla eller inbundna protokollvolymer som inte får skadas använder vi våra FADGI-kalibrerade overheadskannrar, Zeutschel OS 12002 (A2+) och Image Access Bookeye 5 V1A (Archive) med V-vagga. Båda skannrarna klarar känsliga böcker och protokoll upp till A1+ storlek utan att trycka isär bindningen, och utan att utsätta papperet för starkt ljus eller värme.
FADGI-kalibreringen (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative) säkerställer att svaga anteckningar, blyertskladd, ljusa stämplar och andra detaljer som normalt försvinner i vanlig skanning bevaras i bilden — något som är särskilt viktigt för arkivmaterial som ska bevaras långsiktigt.
Snabb skanning av slaktbart material (dokumentskanner)
Om protokollen inte är bundna, eller om ni tillåter att volymerna styckas, så kan vi skanna med vår Inotec 6x1 dokumentskanner som är mycket snabb och kostnadseffektiv. Även denna är FADGI-kalibrerad.
Bildbehandling
Vi kan utföra skräddarsydda bildbehandlingsåtgärder på pixelnivå efter överenskommelse.
Splittning av bokuppslag
När man skannar inbundna protokollböcker i en overheadskanner blir det oftast två boksidor per skannad bild (ett uppslag). Vi justerar splittningslinjen och utför manuell deskew (upprätning) av uppslagen innan den automatiserade splittningen utförs, så att varje protokollsida blir en egen sida i pdf-dokumentet med rätt orientering.
Indelning i separata protokolldokument
Detta är kärnan i vår tjänst för skanning av protokoll: vi delar upp den skannade bildströmmen i ett separat pdf-dokument per protokoll. Ni väljer om varje enskilt protokoll ska bli en egen fil, eller om ni t.ex. vill ha en fil per årsmöte, en fil per styrelsemöte, eller en fil per år/verksamhetsår.
Indelningspunkterna sätts ut manuellt i en egenutvecklad app, så att uppdelningen blir exakt rätt även om protokollen inte har någon konsekvent struktur. Indelningen kan baseras på försättsblad, datumstämplar, nummer i marginalen eller annan struktur i materialet.
Namngivning av färdiga protokolldokument
De färdiga pdf-filerna namnges enligt era önskemål — till exempel Styrelseprotokoll_1956-03-14.pdf eller Protokoll_1909_nr_01.pdf. Namngivningen kan ske:
- Manuellt av oss baserat på datum och typ av protokoll som står på sidan
- Utifrån en mall ni tillhandahåller
- Utifrån ett excelark med önskade filnamn
- Scriptstyrt genom att läsa av datum, nummer eller andra värden direkt från de skannade bilderna
Vi kan även leverera en tabbavgränsad textfil eller excelfil med filnamn, datum, typ av protokoll och annan metadata som ett register över samlingen.
Batch-OCR för sökbara pdf-filer
Orättad batch-OCR ingår normalt utan extra kostnad så att pdf-filerna blir fulltext-sökbara. För handskrivna protokoll kan ren OCR vara svårt, men vi kan i de fallen istället indexera metadata (datum, mötesnummer, mötestyp) manuellt så att samlingen ändå blir lätt att söka i.
Leveransformat
Vi levererar normalt i 300 dpi färg, vilket rekommenderas för historiska protokoll eftersom papperets åldersfärg och eventuella understrykningar bevaras. Pdf är standardformat, men vi kan även leverera TIFF i arkivkvalitet enligt arkivkraven.
Leverans sker via krypterad Dropbox, krypterad USB-sticka eller på valfritt medium. För större projekt kan vi leverera löpande allt eftersom volymer blir färdiga.
GDPR och personuppgifter
Historiska protokoll innehåller ofta personuppgifter. Vi har rutiner för säker hantering av material med personuppgifter och tecknar personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR. Kontakta oss så förklarar vi hur vi säkrar materialet under uppdraget.
Begär offert
Skicka några provbilder på materialet (gärna mobilfoton av ett par uppslag) och en kort beskrivning av omfattningen, så återkommer vi med offert inom någon timme. För större eller specialuppdrag är ni varmt välkomna att besöka servicebyrån för en genomgång på plats.