Skanning af dokumenter med fortløbende nummerering til en- eller flersidede billed-PDF-filer
Skanning til PDF-filer af store mængder dokumenter fra A8 (53*74 mm) op til A3-format med en automatisk dokumentskanner, og derefter op til A1+ med en overhead-skanner! Det færdige produkt består af sidebilleder gemt i PDF-format. De nummereres med fortløbende numre i skanningsrækkefølge, 0001.pdf, 0002.pdf og så videre, og nummereringen anvendes enten pr. sidebillede eller pr. flersidet PDF-dokument. Vi skanner normalt i gråtone ved 300 dpi, men vi kan også skanne i sort-hvid, gråtone eller farve op til 600 dpi.
Dokumentopdeling udføres ved hjælp af et dedikeret separatorark med en stregkode beregnet til dette formål.
PDF-filer skannes normalt i det strenge PDF-arkiveringsformat PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) (gælder billed-PDF).
Skanning til flersidede PDF-filer med dokumentopdeling er velegnet, for eksempel til due diligence, revisionsdokumentation og lignende, udlægsrapporter og forskellige typer af sagsakter. Hvis materialet er svært at skanne på grund af påhæftede kvitteringer og lignende, kan vi bruge vores overhead-skanner i stedet for en almindelig dokumentskanner.
Skanning af dokumenter til PDF med et OCR-tolket tekstlag til søgning
Efter at vi har skannet dokumenterne til billed-PDF-filer, OCR-tolker vi dem med den bedste software til massebehandling!
Skanning af en bog, et hæfte eller et katalog til PDF med et OCR-tolket tekstlag til søgning
Vi "ofrer" bogen/hæftet (eller bruger en overhead-skanner), vi måler sidestørrelsen og skanner i præcis den rigtige størrelse, vi OCR-tolker med den bedste software; enten (1) batch-OCR uden at rette usikre tegn, eller (2) med korrektion af usikre tegn og ord. Til sidst beskærer vi siderne elektronisk med et par mm for et pænt udseende (ikke permanent, det kan fjernes). Vi kan også gennemgå side for side og manuelt rette visse sider og tekstlinjer op og rydde op i margenerne i dedikeret software til opgaver, der kræver ekstra høj visuel kvalitet!
For kataloger med lille skrift kan vi først skanne i høj opløsning og OCR-tolke og derefter nedskalere opløsningen og komprimere for en mindre størrelse egnet til internettet.
Dokumentskanning med automatisk indeksering
En udvidet variant af dokumentskanningen ovenfor er kun at OCR-tolke noget eller et par enkelte felter på billederne, måske fra et forsideark. Dette kan for eksempel være et personnummer, virksomhedsregistreringsnummer eller en anden entydig identifikator. Vi kan bruge disse tolkede oplysninger til at navngive PDF'erne automatisk. De kan navngives efter et personnummer, virksomhedsregistreringsnummer, rapportnummer eller kontraktnummer, for eksempel 'personnummer'.PDF, og så videre. Med billederne navngivet på denne måde bliver det let at finde dem i din mappe på computeren. Det bliver også let at linke til dokumenterne fra en database.
Denne automatiske indeksering udføres normalt med fleksibel dataopfangningsteknologi. Læs mere om denne teknologi i afsnittet "Skanning af formularer".
Dokumentskanning med manuel indeksering
I tilfælde hvor det ikke er muligt automatisk at opfange et felt til indeksering, kan vi registrere en eller nogle få oplysninger fra en side manuelt.
Omdøbning af dokumenter
Efter at vi har opfanget eller registreret data, kan vi bruge disse data til at navngive PDF-filerne med nye navne.