Póngase en contacto si tiene formularios, albaranes de pedido, informes, contratos, formularios de solicitud, tarjetas de respuesta (campañas) o similares que desee convertir rápidamente en una base de datos.
Utilizamos bien la tecnología de captura de datos de formularios fijos (la misma que se usa para las encuestas) o bien la tecnología flexible de captura de datos al interpretar formularios, ya que esta última no requiere las marcas de registro que se emplean habitualmente con la tecnología de formularios fijos, p. ej. las encuestas.
Interpretación de formularios con tecnología flexible de captura de datos
La interpretación con tecnología flexible de captura de datos funciona de forma bastante diferente de la interpretación de formularios fijos, con marcas de referencia y campos en posiciones fijas. En lugar de interpretar posiciones fijas, se basa en utilizar OCR para localizar palabras ancla predefinidas, como "Contract", "contract no.", "Order no.", "Order slip:", "Report no.:" o similares, y luego establecer condiciones para encontrar una cadena de caracteres adecuada cerca del ancla, o al menos en relación con ella. Se establecen condiciones sobre cómo debe ser la cadena de caracteres buscada, como el número de caracteres, qué caracteres están permitidos, etc. Vea a continuación la palabra ancla "REPORT" en azul y el número de informe capturado en verde.
El mismo tipo de contrato suele tener un aspecto idéntico, pero basta con que uno de los contratos sea una fotocopia, o esté impreso en una impresora diferente, para que ya no coincida con una plantilla de formulario fijo, donde las exigencias de precisión milimétrica son altas. Un buen ejemplo de cuándo esto ocurre inevitablemente es si publica un PDF que contiene, por ejemplo, un formulario de solicitud para una nueva ampliación de capital que luego descargan diversas personas y se imprime posteriormente en distintas impresoras. En ese caso, es preferible la tecnología flexible de captura de datos para formularios semiestructurados.
Captura de datos con IA – alternativa y complemento al OCR clásico
Los modelos de IA de interpretación de imágenes de los últimos años nos han dado un potente complemento al OCR clásico y a la captura de datos basada en plantillas. En lugar de localizar palabras ancla en posiciones fijas, la IA lee la página más como lo haría una persona – entiende por el contexto qué significa un campo, incluso cuando el formulario tiene un aspecto distinto al de la vez anterior. Eso nos permite asumir material que antes habría exigido introducción manual.
Cuándo resulta más útil la lectura con IA
- Formularios sin una plantilla uniforme: cuando cada ejemplar recibido es algo distinto y ninguna plantilla fija encaja.
- Originales difíciles de leer: fotocopias, copias de copias, escaneos torcidos, impresiones tenues y documentos antiguos.
- Datos manuscritos: campos rellenados a mano, notas al margen y líneas de firma que el OCR tradicional no resuelve.
- Campos que exigen comprensión: distinguir un número de identidad personal de un número de organización, encontrar la fecha correcta entre varias, o decidir cuál de los dos números de la página es el número de contrato.
La IA como revisora de los datos capturados por OCR
Quizá el uso más importante para nosotros sea la IA como un segundo par de ojos. Una vez capturados los datos mediante OCR o técnicas de captura, hacemos que la IA vuelva a leer cada dato incierto directamente de la imagen escaneada y lo compare con lo que ha llegado a la base de datos. Así detectamos precisamente los errores más difíciles de localizar de forma automática: el dígito 1 leído como la letra l o I, el 0 como O, y las palabras unidas o truncadas.
Hemos desarrollado esta comprobación precisamente para el tipo de campos breves que contienen los formularios – números, fechas e importes, pero también nombres, direcciones de correo electrónico y texto libre corto. Cada dato incierto se contrasta con la imagen original antes de la entrega.
Siempre contrastado con la imagen original
Un modelo de IA puede equivocarse, y una suposición que parece plausible es más peligrosa que un error de OCR evidente. Por eso nunca usamos la lectura con IA sin comprobaciones. Cada dato se valida tanto de forma determinista frente a reglas que definimos – número de caracteres, caracteres permitidos, dígito de control, búsqueda en un registro – como visualmente frente a la imagen escaneada. Lo que no puede acreditarse contra la imagen pasa a revisión manual.
Además, la captura de datos con IA suele combinarse con una última ronda en la que yo mismo repaso los resultados frente a la imagen, con mis propios ojos. La validación automática y el control de la IA detectan la mayor parte, pero es en ese último repaso donde suelen aflorar los escasos errores atípicos. Por eso también me atrevo a prometer una precisión tan alta en encargos de este tipo.
Elegimos la técnica según el material
La técnica de formulario fijo, la captura flexible y la lectura con IA no se excluyen entre sí – a menudo las combinamos en el mismo encargo y dejamos que cada técnica haga aquello en lo que es mejor. Envíenos algunas páginas de muestra, por ejemplo fotos tomadas con el móvil, y le responderemos con una propuesta de planteamiento y un precio.