Ofrecemos un escaneado de actas profesional — digitalización de actas de reuniones, actas de juntas directivas, actas de asambleas anuales y colecciones históricas de actas — en documentos PDF con capacidad de búsqueda. Trabajamos con asociaciones, congregaciones, municipios, archivos municipales, empresas, museos y particulares que desean hacer que sus actas sean accesibles y consultables digitalmente.
Ya sea que las actas estén encuadernadas en volúmenes antiguos, grapadas, en hojas sueltas o conservadas como hojas sueltas en una caja de archivo, tenemos el escáner y el flujo de trabajo adecuados para el trabajo.
Escaneado no destructivo de libros de actas encuadernados
Para volúmenes de actas históricos, valiosos o encuadernados que no deben dañarse, utilizamos nuestros escáneres cenitales calibrados según FADGI, el Zeutschel OS 12002 (A2+) y el Image Access Bookeye 5 V1A (Archive) con una cuna en V. Ambos escáneres manejan libros y actas delicados de hasta tamaño A1+ sin forzar la apertura de la encuadernación y sin exponer el papel a una luz o un calor intensos.
La calibración FADGI (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative) garantiza que las notas tenues, los garabatos a lápiz, los sellos claros y otros detalles que normalmente se perderían en un escaneado corriente se conserven en la imagen — algo que es especialmente importante para el material de archivo destinado a la conservación a largo plazo.
Escaneado rápido de material que puede despiezarse (escáner de documentos)
Si las actas no están encuadernadas, o si permite que los volúmenes se despiecen, podemos escanear con nuestro escáner de documentos Inotec 6x1, que es muy rápido y rentable. Este también está calibrado según FADGI.
Procesamiento de imagen
Podemos llevar a cabo operaciones de procesamiento de imagen a medida a nivel de píxel previo acuerdo.
División de dobles páginas de libro
Al escanear libros de actas encuadernados en un escáner cenital, cada imagen escaneada suele contener dos páginas de libro (una doble página). Ajustamos la línea de división y llevamos a cabo un enderezado (rectificación) manual de las dobles páginas antes de realizar la división automatizada, de modo que cada página de las actas se convierte en su propia página en el documento PDF con la orientación correcta.
División en documentos de actas independientes
Este es el núcleo de nuestro servicio de escaneado de actas: dividimos el flujo de imágenes escaneadas en un documento PDF independiente por cada conjunto de actas. Usted decide si cada conjunto individual de actas debe convertirse en su propio archivo, o si preferiría, por ejemplo, un archivo por asamblea anual, un archivo por reunión de la junta directiva o un archivo por año/ejercicio económico.
Los puntos de división se establecen manualmente en una aplicación interna hecha a medida, de modo que la separación sea exactamente correcta incluso cuando las actas no tengan una estructura coherente. La división puede basarse en hojas de portada, sellos de fecha, números en el margen u otra estructura del material.
Nombrado de los documentos de actas terminados
Los archivos PDF terminados se nombran según sus requisitos — por ejemplo Styrelseprotokoll_1956-03-14.pdf o Protokoll_1909_nr_01.pdf. El nombrado puede realizarse:
- Manualmente por nosotros, basándonos en la fecha y el tipo de actas que se muestran en la página
- A partir de una plantilla que usted proporcione
- A partir de una hoja de Excel con los nombres de archivo deseados
- Mediante script, leyendo fechas, números u otros valores directamente de las imágenes escaneadas
También podemos entregar un archivo de texto separado por tabuladores o un archivo de Excel con el nombre de archivo, la fecha, el tipo de actas y otros metadatos como registro de la colección.
OCR por lotes para archivos PDF con capacidad de búsqueda
El OCR por lotes sin corregir suele estar incluido sin coste adicional, de modo que los archivos PDF adquieren capacidad de búsqueda de texto completo. Para actas manuscritas, el OCR simple puede resultar difícil, pero en esos casos podemos indexar en su lugar los metadatos (fecha, número de reunión, tipo de reunión) manualmente, de modo que la colección siga siendo fácil de consultar.
Formatos de entrega
Normalmente entregamos en color a 300 dpi, que es lo recomendado para actas históricas porque se conservan el color envejecido del papel y cualquier subrayado. El PDF es el formato estándar, pero también podemos entregar TIFF en calidad de archivo conforme a los requisitos de archivo.
La entrega se realiza a través de Dropbox cifrado, una memoria USB cifrada o en cualquier soporte de su elección. Para proyectos más grandes, podemos entregar de forma continua a medida que se completan los volúmenes.
GDPR y datos personales
Las actas históricas suelen contener datos personales. Contamos con procedimientos para el manejo seguro de material que contiene datos personales y firmamos un contrato de tratamiento de datos conforme al GDPR. Contáctenos y le explicaremos cómo salvaguardamos el material durante el encargo.
Solicitar un presupuesto
Envíe algunas imágenes de muestra del material (fotos de móvil de un par de dobles páginas son suficientes) y una breve descripción del alcance, y le responderemos con un presupuesto en una hora aproximadamente. Para encargos más grandes o especializados, le invitamos cordialmente a visitar la oficina de servicios para una revisión in situ.