Olen saanut tehtäväkseni digitoida Helsingborgin valtuuston painetut asiakirjat Helsingborgin kaupunginarkistolle. Toimeksianto käsittää 38 nidettä ja vihkoa, yhteensä noin 33 000 sivua: kunnanvaltuuston pöytäkirjat, asiakirjat, talousarviot ja hakemistot vuosilta 1971–1997 sekä kolme vanhempaa kaupunginvaltuuston asiahakemistoa vuosilta 1863–1914.
Vuosien 1971–1997 niteet leikataan auki selkämyksestä, ja sivut syötetään irtolehtinä Inotec Scamax 6x1 -skannerimme läpi värillisinä 600 dpi:n tarkkuudella. Vanhin vihko — asiahakemisto vuosilta 1863–1882 — skannataan sen sijaan hellävaraisesti Image Access Bookeye 5 V1 Archive -overhead-skannerillamme, koska sen sivut ovat liian hauraita syötettäviksi. Sivuja ei rajata — reunat täytetään sen sijaan paperin omalla sävyllä — ja käyn sivujen suoristuksen läpi käsin. Aineistossa on myös taitettuja liitteitä, kooltaan A3 ja suurempia, muun muassa karttoja ja asemakaavoja; pisin on lähes 80 cm.
Skannauksen jälkeen teksti tunnistetaan OCR:llä ruotsiksi, jolloin jokaisesta sivusta tulee haettava. OCR-tekstiä ei korjata.
Jokainen nide jaetaan sen jälkeen kaupunginarkiston oman luettelon mukaan: yksi pdf-dokumentti kutakin pöytäkirjaa, asiakirjaa, talousarviota ja hakemistoa kohti — yhteensä yli tuhat tiedostoa — ja lisäksi koko nide yhtenä pdf-tiedostona. Tiedostot toimitetaan arkistokelpoisina PDF/A-2b-tiedostoina 300 dpi:n tarkkuudella, validoituina ennen toimitusta, ja tiedostonimessä ja dokumentin ominaisuuksissa ovat luettelon mukainen vuosi, asiakirjatyyppi, numero ja päivämäärä. Arkistomasterina jokainen nide toimitetaan lisäksi TIFF-tiedostona värillisenä 600 dpi:n tarkkuudella ja upotetulla sRGB-väriprofiililla.
Valtuuston asiakirjat sisältävät henkilötietoja. Kaikki työ tehdään siksi omissa tiloissamme Kågerödissä, ilman pilvipalveluja ja alihankkijoita, ja tiedostot toimitetaan salatulla USB-muistilla.
Työ on juuri alkanut: ensimmäiset niteet on skannattu, ja kolme niistä — kaksi vuodelta 1971 ja yksi vuodelta 1980 — lähtee kaupunginarkiston hyväksyttäväksi ennen kuin loput skannataan.
Lue lisää pöytäkirjojen skannauspalvelustamme — digitoimme pöytäkirjoja, kunnallisia painatteita ja muita arkistosarjoja haettaviksi, arkistokelpoisiksi pdf-tiedostoiksi.