Tarjoamme ammattimaista pöytäkirjojen skannausta — kokouspöytäkirjojen, hallituksen pöytäkirjojen, vuosikokouspöytäkirjojen ja historiallisten pöytäkirjakokoelmien digitointia — haettaviksi PDF-asiakirjoiksi. Työskentelemme yhdistysten, seurakuntien, kuntien, kaupunginarkistojen, yritysten, museoiden ja yksityishenkilöiden kanssa, jotka haluavat tehdä pöytäkirjoistaan saavutettavia ja haettavia digitaalisesti.
Olivatpa pöytäkirjat sidottuja vanhoihin niteisiin, niitattuja, irtolehtisiä tai arkistolaatikossa irtoarkkeina, meillä on työhön oikea skanneri ja työnkulku.
Sidottujen pöytäkirjakirjojen rikkomaton skannaus
Historiallisia, arvokkaita tai sidottuja pöytäkirjaniteitä varten, joita ei saa vahingoittaa, käytämme FADGI-kalibroituja yläkameraskannereitamme, Zeutschel OS 12002 (A2+) ja Image Access Bookeye 5 V1A (Archive) V-kehdolla. Molemmat skannerit käsittelevät herkkiä kirjoja ja pöytäkirjoja jopa A1+-kokoon asti pakottamatta sidontaa auki ja altistamatta paperia voimakkaalle valolle tai lämmölle.
FADGI-kalibrointi (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative) varmistaa, että hennot merkinnät, lyijykynäraapustukset, vaaleat leimat ja muut yksityiskohdat, jotka normaalisti katoaisivat tavallisessa skannauksessa, säilyvät kuvassa — jotain, joka on erityisen tärkeää pitkäaikaissäilytykseen tarkoitetulle arkistomateriaalille.
Auki leikattavan materiaalin nopea skannaus (asiakirjaskanneri)
Jos pöytäkirjat eivät ole sidottuja tai jos sallit niteiden leikkaamisen auki, voimme skannata Inotec 6x1 -asiakirjaskannerillamme, joka on erittäin nopea ja kustannustehokas. Tämäkin on FADGI-kalibroitu.
Kuvankäsittely
Voimme suorittaa räätälöityjä kuvankäsittelytoimintoja pikselitasolla sopimuksen mukaan.
Kirja-aukeamien jakaminen
Kun sidottuja pöytäkirjakirjoja skannataan yläkameraskannerilla, jokainen skannattu kuva sisältää yleensä kaksi kirjansivua (aukeaman). Säädämme jakoviivan ja suoritamme aukeamien manuaalisen vinouden korjauksen (suoristuksen) ennen kuin automatisoitu jako suoritetaan, jotta jokaisesta pöytäkirjan sivusta tulee oma sivunsa PDF-asiakirjaan oikeassa suunnassa.
Jako erillisiin pöytäkirja-asiakirjoihin
Tämä on pöytäkirjojen skannauspalvelumme ydin: jaamme skannatun kuvavirran erilliseksi PDF-asiakirjaksi kutakin pöytäkirjaa kohti. Sinä päätät, tuleeko jokaisesta yksittäisestä pöytäkirjasta oma tiedostonsa, vai haluaisitko mieluummin esimerkiksi yhden tiedoston vuosikokousta kohti, yhden tiedoston hallituksen kokousta kohti tai yhden tiedoston vuotta/tilikautta kohti.
Jakokohdat asetetaan manuaalisesti räätälöidyllä sisäisellä sovelluksella, jotta jako on juuri oikein silloinkin, kun pöytäkirjoilla ei ole yhtenäistä rakennetta. Jako voi perustua kansilehtiin, päiväysleimoihin, marginaalin numeroihin tai muuhun materiaalin rakenteeseen.
Valmiiden pöytäkirja-asiakirjojen nimeäminen
Valmiit PDF-tiedostot nimetään vaatimustesi mukaan — esimerkiksi Styrelseprotokoll_1956-03-14.pdf tai Protokoll_1909_nr_01.pdf. Nimeäminen voidaan tehdä:
- Manuaalisesti meidän toimestamme sivulla näkyvän päivämäärän ja pöytäkirjatyypin perusteella
- Toimittamastasi mallipohjasta
- Excel-taulukosta halutuilla tiedostonimillä
- Skriptillä, lukemalla päivämääriä, numeroita tai muita arvoja suoraan skannatuista kuvista
Voimme myös toimittaa sarkaimin erotellun tekstitiedoston tai Excel-tiedoston, jossa on tiedostonimi, päivämäärä, pöytäkirjan tyyppi ja muut metatiedot kokoelman rekisterinä.
Erä-OCR haettaviksi PDF-tiedostoiksi
Korjaamaton erä-OCR sisältyy yleensä ilman lisäkustannusta, jotta PDF-tiedostoista tulee kokotekstihaettavia. Käsinkirjoitetuille pöytäkirjoille tavallinen OCR voi olla vaikeaa, mutta niissä tapauksissa voimme sen sijaan indeksoida metatiedot (päivämäärä, kokousnumero, kokoustyyppi) manuaalisesti, jotta kokoelma on silti helppo hakea.
Toimitusmuodot
Toimitamme yleensä 300 dpi:n värillisenä, jota suositellaan historiallisille pöytäkirjoille, koska paperin vanhentunut väri ja mahdolliset alleviivaukset säilyvät. PDF on vakiomuoto, mutta voimme toimittaa myös TIFF:n arkistolaatuisena arkistovaatimusten mukaisesti.
Toimitus tapahtuu salatun Dropboxin, salatun USB-tikun tai minkä tahansa valitsemasi tallennusvälineen kautta. Suurempia projekteja varten voimme toimittaa jatkuvasti sitä mukaa kun volyymit valmistuvat.
GDPR ja henkilötiedot
Historialliset pöytäkirjat sisältävät usein henkilötietoja. Meillä on menettelyt henkilötietoja sisältävän materiaalin turvalliseen käsittelyyn, ja allekirjoitamme tietojenkäsittelysopimuksen GDPR:n mukaisesti. Ota yhteyttä, niin selitämme miten suojaamme materiaalin toimeksiannon aikana.
Pyydä tarjous
Lähetä muutama näytekuva materiaalista (mobiilikuvat parista aukeamasta käyvät hyvin) ja lyhyt kuvaus laajuudesta, niin palaamme sinulle tarjouksen kanssa noin tunnin sisällä. Suurempia tai erikoistoimeksiantoja varten olet lämpimästi tervetullut vierailemaan palvelutoimistolla katselmusta varten paikan päällä.