Asiakirjaskannaus juoksevalla numeroinnilla
Voimme tarjota ilman OCR:ää tapahtuvaa skannausta suurille asiakirjamäärille, koosta A8 (53*74 mm) aina A3-kokoon asti. Lopputuote koostuu PDF-muodossa (tai TIFF-muodossa) tallennetuista sivukuvista. Ne numeroidaan juoksevilla numeroilla skannausjärjestyksessä, 0001.pdf, 0002.pdf ja niin edelleen, ja numerointi tehdään joko sivukuvakohtaisesti tai monisivuista PDF-asiakirjaa kohti.
Jälkimmäinen tehdään asiakirjaerottelun avulla käyttäen erillistä erotinlehteä tai tarkoitukseen tarkoitettua viivakoodia.
PDF-tiedostot skannataan yleensä tiukkaan PDF-arkistointimuotoon PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) (koskee kuva-PDF-tiedostoja).
Skannaus monisivuisiksi PDF-tiedostoiksi asiakirjaerottelulla toimii hyvin esimerkiksi due diligence -aineistolle, tilintarkastusaineistolle ja niin edelleen, matkakuluraporteille ja erilaisille asiakirja-aineistoille. Jos aineisto on vaikeasti skannattavaa kiinnitettyjen kuittien tai vastaavien vuoksi, voimme käyttää overhead-skanneriamme tavallisen asiakirjaskannerin sijaan.
Asiakirjaskannaus automaattisella indeksoinnilla
Yllä olevan asiakirjaskannauksen laajennettu versio on OCR-tulkita vain yksi tai pari yksittäistä kenttää kuvista, ehkä kansilehdeltä. Tämä voi olla henkilötunnus, yritystunnus tai jokin muu yksilöivä tunniste. Voimme käyttää tätä tulkittua tietoa PDF-tiedostojen automaattiseen nimeämiseen. Ne voidaan nimetä henkilötunnuksen, yritystunnuksen, raporttinumeron tai sopimusnumeron mukaan, esimerkiksi muotoon 'henkilötunnus'.PDF, ja niin edelleen. Kun kuvat on nimetty tällä tavalla, ne on helppo löytää tietokoneen kansiosta. Asiakirjoihin on myös helppo linkittää tietokannasta.
Tämä automaattinen indeksointi tehdään yleensä joustavalla tiedonkeruuteknologialla. Lue lisää tästä teknologiasta osiossa "Lomakkeiden skannaus".
Asiakirjaskannaus manuaalisella indeksoinnilla
Tapauksissa, joissa kenttää ei ole mahdollista kaapata automaattisesti indeksointia varten, voimme rekisteröidä yhden tai useamman tiedon sivulta manuaalisesti.
Asiakirjojen uudelleennimeäminen
Kun olemme kaapanneet tai rekisteröineet tiedot, voimme käyttää niitä PDF-tiedostojen uudelleennimeämiseen.
