Numérisation de documents avec numérotation séquentielle en fichiers PDF image d'une ou plusieurs pages
Numérisation en fichiers PDF de grands volumes de documents du format A8 (53*74 mm) jusqu'au format A3 avec un scanner de documents automatique, puis jusqu'au format A1+ avec un scanner à plat ! Le produit fini se compose d'images de pages stockées au format PDF. Elles sont numérotées par des numéros séquentiels dans l'ordre de numérisation, 0001.pdf, 0002.pdf, etc., et la numérotation est appliquée soit par image de page, soit par document PDF multipage. Nous numérisons normalement en niveaux de gris à 300 dpi, mais nous pouvons également numériser en noir et blanc, en niveaux de gris ou en couleur jusqu'à 600 dpi.
La séparation des documents est réalisée à l'aide d'une feuille séparatrice dédiée comportant un code-barres prévu à cet effet.
Les fichiers PDF sont normalement numérisés au format d'archivage PDF strict PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) (s'applique aux PDF image).
La numérisation en fichiers PDF multipages avec séparation des documents convient bien, par exemple, aux due diligence, à la documentation d'audit et similaires, aux notes de frais et à divers types de dossiers d'affaires. Si le matériel est difficile à numériser en raison de reçus agrafés et autres, nous pouvons utiliser notre scanner à plat plutôt qu'un scanner de documents ordinaire.
Numérisation de documents en PDF avec une couche de texte interprétée par OCR pour la recherche
Après avoir numérisé les documents en fichiers PDF image, nous les interprétons par OCR avec le meilleur logiciel de traitement de masse !
Numérisation d'un livre, d'une brochure ou d'un catalogue en PDF avec une couche de texte interprétée par OCR pour la recherche
Nous « sacrifions » le livre/la brochure (ou nous utilisons un scanner à plat), nous mesurons la taille de la page et numérisons exactement à la bonne taille, nous interprétons par OCR avec le meilleur logiciel ; soit (1) OCR par lots sans correction des caractères incertains, soit (2) avec correction des caractères et mots incertains. Enfin, nous rognons électroniquement les pages de quelques mm pour une apparence soignée (ce n'est pas permanent, cela peut être supprimé). Nous pouvons également parcourir page par page et redresser manuellement certaines pages et lignes de texte, et remettre en ordre les marges, dans un logiciel dédié pour les travaux nécessitant une qualité visuelle particulièrement élevée !
Pour les catalogues en petits caractères, nous pouvons d'abord numériser à haute résolution et interpréter par OCR, puis réduire la résolution par sous-échantillonnage et compresser pour obtenir une taille plus petite adaptée à internet.
Numérisation de documents avec indexation automatique
Une variante étendue de la numérisation de documents ci-dessus consiste à interpréter par OCR uniquement quelque chose, ou quelques champs individuels sur les images, provenant peut-être d'une page de garde. Il peut s'agir, par exemple, d'un numéro d'identité personnel, d'un numéro d'enregistrement d'entreprise ou d'un autre identifiant unique. Nous pouvons utiliser ces informations interprétées pour nommer les PDF automatiquement. Ils peuvent être nommés d'après un numéro d'identité personnel, un numéro d'enregistrement d'entreprise, un numéro de rapport ou un numéro de contrat, par exemple 'numéro-d-identité-personnel'.PDF, etc. Avec les images ainsi nommées, il devient facile de les retrouver dans votre dossier sur l'ordinateur. Il devient également facile d'établir des liens vers les documents à partir d'une base de données.
Cette indexation automatique est normalement réalisée à l'aide d'une technologie de capture de données flexible. Veuillez en lire davantage sur cette technologie dans la section « Numérisation de formulaires ».
Numérisation de documents avec indexation manuelle
Dans les cas où il n'est pas possible de capturer automatiquement un champ pour l'indexation, nous pouvons enregistrer manuellement une ou quelques données d'une page.
Renommage de documents
Après avoir capturé ou enregistré les données, nous pouvons utiliser ces données pour nommer les fichiers PDF avec de nouveaux noms.