Scansione di documenti con numerazione sequenziale in file PDF immagine a pagina singola o multipagina
Scansione in file PDF di grandi volumi di documenti dal formato A8 (53*74 mm) fino al formato A3 con uno scanner automatico per documenti, e successivamente fino ad A1+ con uno scanner overhead! Il prodotto finito è costituito da immagini delle pagine memorizzate in formato PDF. Sono numerate con numeri sequenziali nell'ordine di scansione, 0001.pdf, 0002.pdf e così via, e la numerazione viene applicata per immagine di pagina oppure per documento PDF multipagina. Normalmente scansioniamo in scala di grigi a 300 dpi, ma possiamo anche scansionare in bianco e nero, scala di grigi o colore fino a 600 dpi.
La separazione dei documenti viene effettuata utilizzando un foglio separatore dedicato con un codice a barre destinato a tale scopo.
I file PDF vengono normalmente scansionati nel rigoroso formato di archiviazione PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) (si applica ai PDF immagine).
La scansione in file PDF multipagina con separazione dei documenti è ben adatta, ad esempio, a due diligence, documentazione di revisione contabile e simili, note spese e vari tipi di fascicoli. Se il materiale è difficile da scansionare a causa di ricevute pinzate e simili, possiamo utilizzare il nostro scanner overhead anziché un normale scanner per documenti.
Scansione di documenti in PDF con un livello di testo interpretato tramite OCR per la ricerca
Dopo aver scansionato i documenti in file PDF immagine, li interpretiamo tramite OCR con il miglior software per l'elaborazione di massa!
Scansione di un libro, opuscolo o catalogo in PDF con un livello di testo interpretato tramite OCR per la ricerca
"Sacrifichiamo" il libro/opuscolo (oppure utilizziamo uno scanner overhead), misuriamo la dimensione delle pagine e scansioniamo esattamente nella dimensione corretta, interpretiamo tramite OCR con il miglior software; o (1) OCR in batch senza correggere i caratteri incerti, oppure (2) con correzione dei caratteri e delle parole incerti. Infine ritagliamo elettronicamente le pagine di un paio di mm per un aspetto ordinato (non permanente, può essere rimosso). Possiamo anche esaminare pagina per pagina e raddrizzare manualmente determinate pagine e righe di testo, e sistemare i margini, in un software dedicato per lavori che richiedono una qualità visiva particolarmente elevata!
Per i cataloghi in caratteri piccoli possiamo prima scansionare ad alta risoluzione e interpretare tramite OCR, e poi ridurre la risoluzione e comprimere per una dimensione più piccola adatta a Internet.
Scansione di documenti con indicizzazione automatica
Una variante estesa della suddetta scansione di documenti consiste nell'interpretare tramite OCR solo qualcosa, o alcuni singoli campi sulle immagini, magari da un frontespizio. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un codice fiscale personale, un numero di registrazione aziendale o un altro identificativo univoco. Possiamo utilizzare queste informazioni interpretate per denominare automaticamente i PDF. Potrebbero essere denominati in base a un codice fiscale personale, un numero di registrazione aziendale, un numero di rapporto o un numero di contratto, per esempio 'codice-fiscale-personale'.PDF, e così via. Con le immagini denominate in questo modo, diventa facile trovarle nella cartella sul computer. Diventa inoltre facile collegarle ai documenti da un database.
Questa indicizzazione automatica viene normalmente effettuata con la tecnologia di acquisizione dati flessibile. Legga di più su questa tecnologia nella sezione "Scansione di moduli".
Scansione di documenti con indicizzazione manuale
Nei casi in cui non è possibile acquisire automaticamente un campo per l'indicizzazione, possiamo registrare manualmente uno o alcuni dati da una pagina.
Ridenominazione dei documenti
Dopo aver acquisito o registrato i dati, possiamo utilizzarli per assegnare nuovi nomi ai file PDF.