Offriamo una scansione di verbali professionale — digitalizzazione di verbali di riunioni, verbali del consiglio, verbali di assemblee annuali e raccolte storiche di verbali — in documenti PDF ricercabili. Lavoriamo con associazioni, congregazioni, comuni, archivi cittadini, aziende, musei e privati che desiderano rendere i loro verbali accessibili e ricercabili digitalmente.
Che i verbali siano rilegati in vecchi volumi, graffettati, a fogli mobili o conservati come fogli sciolti in una scatola d'archivio, disponiamo dello scanner e del flusso di lavoro giusti per il lavoro.
Scansione non distruttiva di libri di verbali rilegati
Per volumi di verbali storici, di valore o rilegati che non devono essere danneggiati, utilizziamo i nostri scanner overhead calibrati FADGI, lo Zeutschel OS 12002 (A2+) e l'Image Access Bookeye 5 V1A (Archive) con una culla a V. Entrambi gli scanner gestiscono libri e verbali delicati fino al formato A1+ senza forzare l'apertura della rilegatura e senza esporre la carta a luce o calore intensi.
La calibrazione FADGI (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative) garantisce che note tenui, scarabocchi a matita, timbri chiari e altri dettagli che normalmente andrebbero persi in una scansione ordinaria vengano preservati nell'immagine — qualcosa di particolarmente importante per il materiale archivistico destinato alla conservazione a lungo termine.
Scansione rapida di materiale che può essere tagliato (scanner di documenti)
Se i verbali non sono rilegati, o se consenti che i volumi vengano tagliati, possiamo scansionare con il nostro scanner di documenti Inotec 6x1, che è molto veloce ed economico. Anche questo è calibrato FADGI.
Elaborazione delle immagini
Possiamo eseguire operazioni di elaborazione delle immagini su misura a livello di pixel previo accordo.
Suddivisione di pagine doppie di libri
Quando si scansionano libri di verbali rilegati su uno scanner overhead, ogni immagine scansionata contiene solitamente due pagine del libro (una pagina doppia). Regoliamo la linea di suddivisione ed eseguiamo il raddrizzamento manuale (deskew) delle pagine doppie prima che venga eseguita la suddivisione automatizzata, in modo che ogni pagina dei verbali diventi una propria pagina nel documento PDF con l'orientamento corretto.
Suddivisione in documenti di verbali separati
Questo è il cuore del nostro servizio di scansione di verbali: suddividiamo il flusso di immagini scansionate in un documento PDF separato per ogni serie di verbali. Decidi tu se ogni singola serie di verbali debba diventare un proprio file, oppure se preferisci, ad esempio, un file per assemblea annuale, un file per riunione del consiglio, o un file per anno/esercizio finanziario.
I punti di suddivisione vengono impostati manualmente in un'app interna su misura, in modo che la suddivisione sia esattamente corretta anche quando i verbali non hanno una struttura coerente. La suddivisione può basarsi su fogli di copertina, timbri con data, numeri nel margine o altra struttura nel materiale.
Denominazione dei documenti di verbali finiti
I file PDF finiti vengono denominati secondo le tue esigenze — ad esempio Styrelseprotokoll_1956-03-14.pdf o Protokoll_1909_nr_01.pdf. La denominazione può essere effettuata:
- Manualmente da parte nostra, in base alla data e al tipo di verbale mostrati sulla pagina
- Da un modello che ci fornisci
- Da un foglio Excel con i nomi di file desiderati
- Tramite script, leggendo date, numeri o altri valori direttamente dalle immagini scansionate
Possiamo anche consegnare un file di testo separato da tabulazioni o un file Excel con nome del file, data, tipo di verbale e altri metadati come registro della raccolta.
OCR in batch per file PDF ricercabili
L'OCR in batch non corretto è normalmente incluso senza costi aggiuntivi, in modo che i file PDF diventino ricercabili full-text. Per i verbali scritti a mano, l'OCR semplice può essere difficile, ma in quei casi possiamo invece indicizzare manualmente i metadati (data, numero della riunione, tipo di riunione), in modo che la raccolta sia comunque facile da ricercare.
Formati di consegna
Normalmente consegniamo a 300 dpi a colori, che è consigliato per i verbali storici perché il colore invecchiato della carta ed eventuali sottolineature vengono preservati. Il PDF è il formato standard, ma possiamo anche consegnare TIFF in qualità archivistica in conformità con i requisiti archivistici.
La consegna avviene tramite Dropbox crittografato, una chiavetta USB crittografata o su qualsiasi supporto di tua scelta. Per progetti più grandi, possiamo consegnare in modo progressivo man mano che i volumi vengono completati.
GDPR e dati personali
I verbali storici contengono spesso dati personali. Disponiamo di procedure per la gestione sicura di materiale contenente dati personali e firmiamo un accordo sul trattamento dei dati in conformità con il GDPR. Contattaci e ti spiegheremo come tuteliamo il materiale durante l'incarico.
Richiedi un preventivo
Invia alcune immagini di esempio del materiale (foto scattate con il cellulare di un paio di pagine doppie vanno bene) e una breve descrizione dell'ambito, e ti risponderemo con un preventivo entro un'ora circa. Per incarichi più grandi o specialistici, sei calorosamente invitato a visitare il centro servizi per una revisione in loco.