Dokumentskanning med fortløbende nummerering
Vi kan tilbyde skanning uden OCR af store mængder dokumenter, fra A8 (53*74 mm) op til A3-format. Slutproduktet består af sidebilleder gemt i PDF (eller TIFF). De nummereres med fortløbende numre i skanningsrækkefølge, 0001.pdf, 0002.pdf og så videre, og nummereringen anvendes enten pr. sidebillede eller pr. flersidet PDF-dokument.
Sidstnævnte sker gennem dokumentopdeling ved hjælp af et dedikeret separatorark eller en stregkode beregnet til formålet.
PDF'er skannes normalt i det strenge PDF-arkiveringsformat PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) (gælder billed-PDF'er).
Skanning til flersidede PDF'er med dokumentopdeling fungerer godt, for eksempel til due diligence, revisionsdokumentation og så videre, rejseudlægsrapporter og forskellige typer af sagsakter. Hvis materialet er svært at skanne på grund af vedhæftede kvitteringer og lignende, kan vi bruge vores overhead-skanner i stedet for en almindelig dokumentskanner.
Dokumentskanning med automatisk indeksering
En udvidet variant af ovenstående dokumentskanning er kun at OCR-tolke ét eller et par enkelte felter på billederne, måske fra et forsideark. Dette kan være et personnummer, et virksomhedsregistreringsnummer eller en anden entydig identifikator. Vi kan bruge disse tolkede oplysninger til at navngive PDF'erne automatisk. De kan navngives efter et personnummer, virksomhedsregistreringsnummer, rapportnummer eller kontraktnummer, til for eksempel 'personnummer'.PDF, og så videre. Med billederne navngivet på denne måde bliver det let at finde dem i din mappe på computeren. Det bliver også let at linke til dokumenterne fra en database.
Denne automatiske indeksering udføres normalt med fleksibel dataopfangningsteknologi. Læs mere om denne teknologi under afsnittet "Skanning af formularer".
Dokumentskanning med manuel indeksering
I tilfælde hvor det ikke er muligt at opfange et felt automatisk til indeksering, kan vi registrere en eller flere oplysninger fra en side manuelt.
Omdøbning af dokumenter
Efter at vi har opfanget eller registreret data, kan vi bruge disse data til at give PDF-filerne nye navne.
