Vi tilbyder professionel scanning af protokoller — digitalisering af mødeprotokoller, bestyrelsesprotokoller, årsmødeprotokoller og historiske protokolsamlinger — til søgbare PDF-dokumenter. Vi arbejder med foreninger, menigheder, kommuner, byarkiver, virksomheder, museer og private, der ønsker at gøre deres protokoller tilgængelige og søgbare digitalt.
Uanset om protokollerne er indbundet i gamle bind, hæftede, løsblade eller opbevaret som løse ark i en arkivæske, har vi den rette scanner og arbejdsgang til opgaven.
Ikke-destruktiv scanning af indbundne protokolbøger
Til historiske, værdifulde eller indbundne bind af protokoller, der ikke må beskadiges, bruger vi vores FADGI-kalibrerede overhead-scannere, Zeutschel OS 12002 (A2+) og Image Access Bookeye 5 V1A (Archive) med en V-vugge. Begge scannere håndterer sarte bøger og protokoller op til A1+-størrelse uden at tvinge indbindingen fra hinanden og uden at udsætte papiret for stærkt lys eller varme.
FADGI-kalibreringen (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative) sikrer, at svage noter, blyantskrifter, lyse stempler og andre detaljer, der normalt ville gå tabt ved almindelig scanning, bevares i billedet — noget der er særligt vigtigt for arkivmateriale beregnet til langtidsbevaring.
Hurtig scanning af materiale, der kan skæres fra hinanden (dokumentscanner)
Hvis protokollerne ikke er indbundne, eller hvis du tillader, at bindene skæres fra hinanden, kan vi scanne med vores Inotec 6x1-dokumentscanner, der er meget hurtig og omkostningseffektiv. Denne er også FADGI-kalibreret.
Billedbehandling
Vi kan udføre skræddersyede billedbehandlingsoperationer på pixelniveau efter aftale.
Opdeling af bogopslag
Ved scanning af indbundne protokolbøger på en overhead-scanner indeholder hvert scannet billede som regel to bogsider (et opslag). Vi justerer opdelingslinjen og udfører manuel opretning af opslagene, før den automatiserede opdeling udføres, så hver side af protokollen bliver sin egen side i PDF-dokumentet med den rigtige orientering.
Opdeling i separate protokoldokumenter
Dette er kernen i vores ydelse for scanning af protokoller: vi opdeler den scannede billedstrøm i et separat PDF-dokument pr. protokol. Du bestemmer, om hver enkelt protokol skal blive sin egen fil, eller om du for eksempel foretrækker én fil pr. årsmøde, én fil pr. bestyrelsesmøde eller én fil pr. år/regnskabsår.
Opdelingspunkterne angives manuelt i en skræddersyet intern app, så opdelingen bliver præcis rigtig, selv når protokollerne ikke har nogen konsekvent struktur. Opdelingen kan baseres på omslagsark, datostempler, numre i margenen eller anden struktur i materialet.
Navngivning af færdige protokoldokumenter
De færdige PDF-filer navngives efter dine krav — for eksempel Styrelseprotokoll_1956-03-14.pdf eller Protokoll_1909_nr_01.pdf. Navngivning kan udføres:
- Manuelt af os, baseret på datoen og typen af protokol, der fremgår af siden
- Fra en skabelon, du leverer
- Fra et Excel-ark med de ønskede filnavne
- Via script, ved at læse datoer, numre eller andre værdier direkte fra de scannede billeder
Vi kan også levere en tabulatorsepareret tekstfil eller Excel-fil med filnavn, dato, protokoltype og andre metadata som et register over samlingen.
Batch-OCR til søgbare PDF-filer
Ukorrigeret batch-OCR er normalt inkluderet uden ekstra omkostninger, så PDF-filerne bliver fuldtekstsøgbare. Til håndskrevne protokoller kan almindelig OCR være vanskelig, men i de tilfælde kan vi i stedet indeksere metadata (dato, mødenummer, mødetype) manuelt, så samlingen stadig er nem at søge i.
Leveringsformater
Vi leverer normalt i 300 dpi farve, hvilket anbefales til historiske protokoller, fordi papirets ældede farve og eventuelle understregninger bevares. PDF er standardformatet, men vi kan også levere TIFF i arkivkvalitet i overensstemmelse med arkivkravene.
Levering sker via krypteret Dropbox, en krypteret USB-pind eller på et medie efter eget valg. Til større projekter kan vi levere løbende, efterhånden som mængderne er færdige.
GDPR og personoplysninger
Historiske protokoller indeholder ofte personoplysninger. Vi har procedurer for sikker håndtering af materiale, der indeholder personoplysninger, og underskriver en databehandleraftale i overensstemmelse med GDPR. Kontakt os, så forklarer vi, hvordan vi sikrer materialet under opgaven.
Anmod om et tilbud
Send nogle få prøvebilleder af materialet (mobilfotos af et par opslag er fint) og en kort beskrivelse af omfanget, så vender vi tilbage til dig med et tilbud inden for en times tid eller deromkring. Til større eller specialiserede opgaver er du hjerteligt velkommen til at besøge servicebureauet for en gennemgang på stedet.