Numérisation de documents avec numérotation séquentielle
Nous pouvons proposer la numérisation sans OCR de grands volumes de documents, du format A8 (53*74 mm) jusqu'au format A3. Le produit final se compose d'images de pages stockées au format PDF (ou TIFF). Elles sont numérotées par des numéros séquentiels dans l'ordre de numérisation, 0001.pdf, 0002.pdf, etc., et la numérotation est appliquée soit par image de page, soit par document PDF multipage.
Cette dernière option est réalisée grâce à la séparation des documents à l'aide d'une feuille séparatrice dédiée ou d'un code-barres prévu à cet effet.
Les PDF sont normalement numérisés au format d'archivage PDF strict PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) (s'applique aux PDF image).
La numérisation en PDF multipages avec séparation des documents fonctionne bien, par exemple, pour les due diligence, la documentation d'audit, etc., les notes de frais de déplacement et divers types de dossiers d'affaires. Si le matériel est difficile à numériser en raison de reçus joints et autres, nous pouvons utiliser notre scanner à plat plutôt qu'un scanner de documents classique.
Numérisation de documents avec indexation automatique
Une variante étendue de la numérisation de documents ci-dessus consiste à interpréter par OCR uniquement un, ou quelques champs individuels sur les images, provenant peut-être d'une page de garde. Il peut s'agir d'un numéro d'identité personnel, d'un numéro d'enregistrement d'entreprise ou d'un autre identifiant unique. Nous pouvons utiliser ces informations interprétées pour nommer les PDF automatiquement. Ils peuvent être nommés d'après un numéro d'identité personnel, un numéro d'enregistrement d'entreprise, un numéro de rapport ou un numéro de contrat, par exemple 'numéro d'identité personnel'.PDF, etc. Avec les images ainsi nommées, il devient facile de les retrouver dans votre dossier sur l'ordinateur. Il devient également facile d'établir des liens vers les documents à partir d'une base de données.
Cette indexation automatique est normalement réalisée à l'aide d'une technologie de capture de données flexible. Veuillez en lire davantage sur cette technologie dans la section « Numérisation de formulaires ».
Numérisation de documents avec indexation manuelle
Dans les cas où il n'est pas possible de capturer automatiquement un champ pour l'indexation, nous pouvons enregistrer manuellement une ou plusieurs données d'une page.
Renommage de documents
Après avoir capturé ou enregistré les données, nous pouvons utiliser ces données pour donner de nouveaux noms aux fichiers PDF.
