Nous proposons une numérisation de procès-verbaux professionnelle — numérisation de procès-verbaux de réunion, de procès-verbaux de conseil, de procès-verbaux d'assemblée annuelle et de collections historiques de procès-verbaux — en documents PDF interrogeables. Nous travaillons avec des associations, des congrégations, des municipalités, des archives municipales, des entreprises, des musées et des particuliers qui souhaitent rendre leurs procès-verbaux accessibles et interrogeables numériquement.
Que les procès-verbaux soient reliés en anciens volumes, agrafés, en feuilles mobiles ou conservés sous forme de feuilles volantes dans une boîte d'archives, nous avons le bon scanner et le bon flux de travail pour le travail.
Numérisation non destructive de registres de procès-verbaux reliés
Pour les volumes historiques, précieux ou reliés de procès-verbaux qui ne doivent pas être endommagés, nous utilisons nos scanners à balayage vertical calibrés FADGI, le Zeutschel OS 12002 (A2+) et l'Image Access Bookeye 5 V1A (Archive) avec un berceau en V. Les deux scanners traitent les livres et procès-verbaux délicats jusqu'au format A1+ sans forcer l'ouverture de la reliure, et sans exposer le papier à une lumière ou à une chaleur intense.
Le calibrage FADGI (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative) garantit que les notes pâles, les gribouillis au crayon, les tampons clairs et autres détails qui seraient normalement perdus lors d'une numérisation ordinaire sont préservés dans l'image — ce qui est particulièrement important pour les documents d'archives destinés à la conservation à long terme.
Numérisation rapide de matériel qui peut être découpé (scanner de documents)
Si les procès-verbaux ne sont pas reliés, ou si vous autorisez que les volumes soient découpés, nous pouvons numériser avec notre scanner de documents Inotec 6x1, qui est très rapide et économique. Celui-ci est également calibré FADGI.
Traitement d'image
Nous pouvons effectuer des opérations de traitement d'image sur mesure au niveau du pixel sur accord.
Séparation des doubles pages de livre
Lors de la numérisation de registres de procès-verbaux reliés sur un scanner à balayage vertical, chaque image numérisée contient généralement deux pages de livre (une double page). Nous ajustons la ligne de séparation et effectuons un redressement manuel des doubles pages avant que la séparation automatisée ne soit réalisée, afin que chaque page des procès-verbaux devienne sa propre page dans le document PDF avec la bonne orientation.
Division en documents de procès-verbaux distincts
C'est le cœur de notre service de numérisation de procès-verbaux : nous divisons le flux d'images numérisées en un document PDF distinct par jeu de procès-verbaux. Vous décidez si chaque jeu de procès-verbaux individuel doit devenir son propre fichier, ou si vous préféreriez, par exemple, un fichier par assemblée annuelle, un fichier par réunion du conseil, ou un fichier par année/exercice financier.
Les points de division sont définis manuellement dans une application interne sur mesure, afin que la séparation soit exactement correcte même lorsque les procès-verbaux n'ont pas de structure cohérente. La division peut se baser sur des feuilles de couverture, des tampons de date, des numéros dans la marge ou une autre structure du matériel.
Nommage des documents de procès-verbaux finis
Les fichiers PDF finis sont nommés selon vos exigences — par exemple Styrelseprotokoll_1956-03-14.pdf ou Protokoll_1909_nr_01.pdf. Le nommage peut être effectué :
- Manuellement par nos soins, en fonction de la date et du type de procès-verbaux indiqués sur la page
- À partir d'un modèle que vous fournissez
- À partir d'une feuille Excel avec les noms de fichiers souhaités
- Par script, en lisant les dates, numéros ou autres valeurs directement à partir des images numérisées
Nous pouvons également livrer un fichier texte séparé par des tabulations ou un fichier Excel avec le nom de fichier, la date, le type de procès-verbaux et d'autres métadonnées comme registre de la collection.
OCR par lots pour des fichiers PDF interrogeables
L'OCR par lots non corrigé est normalement inclus sans frais supplémentaires, afin que les fichiers PDF deviennent interrogeables en texte intégral. Pour les procès-verbaux manuscrits, un OCR simple peut être difficile, mais dans ces cas-là, nous pouvons plutôt indexer les métadonnées (date, numéro de réunion, type de réunion) manuellement, afin que la collection reste facile à interroger.
Formats de livraison
Nous livrons normalement en couleur à 300 dpi, ce qui est recommandé pour les procès-verbaux historiques car la couleur vieillie du papier et d'éventuels soulignements sont préservés. Le PDF est le format standard, mais nous pouvons également livrer du TIFF en qualité archivistique conformément aux exigences d'archivage.
La livraison se fait via Dropbox chiffré, une clé USB chiffrée ou sur tout support de votre choix. Pour les projets plus importants, nous pouvons livrer au fur et à mesure que les volumes sont achevés.
RGPD et données personnelles
Les procès-verbaux historiques contiennent souvent des données personnelles. Nous disposons de procédures pour le traitement sécurisé du matériel contenant des données personnelles et signons un accord de traitement des données conformément au RGPD. Contactez-nous et nous vous expliquerons comment nous protégeons le matériel pendant la mission.
Demander un devis
Envoyez quelques images d'échantillon du matériel (des photos prises au mobile de quelques doubles pages conviennent) et une brève description de l'ampleur, et nous reviendrons vers vous avec un devis en une heure environ. Pour les missions plus importantes ou spécialisées, vous êtes chaleureusement invité à visiter le bureau de service pour un examen sur place.