Ho ricevuto l'incarico di digitalizzare gli atti a stampa del consiglio comunale di Helsingborg per l'Archivio comunale di Helsingborg. L'incarico comprende 38 volumi e fascicoli per circa 33.000 pagine: verbali, documenti, bilanci e indici del consiglio comunale dal 1971 al 1997, oltre a tre indici per materie più antichi delle deliberazioni del consiglio cittadino per gli anni 1863–1914.
I volumi del 1971–1997 vengono tagliati sul dorso e le pagine alimentate come fogli sciolti nel nostro Inotec Scamax 6x1, a colori a 600 dpi. Il fascicolo più antico — l'indice per materie del 1863–1882 — viene invece scansionato con delicatezza nel nostro scanner planetario Image Access Bookeye 5 V1 Archive, perché le pagine sono troppo fragili per l'alimentatore. Le pagine non vengono ritagliate — i bordi vengono invece riempiti con il tono proprio della carta — e controllo a mano il raddrizzamento delle pagine. Negli atti ci sono anche allegati ripiegati in formato A3 e più grandi, tra cui mappe e piani urbanistici; il più lungo misura quasi 80 cm.
Dopo la scansione il testo viene sottoposto a OCR in svedese, così che ogni pagina diventi ricercabile. Il testo OCR viene lasciato senza correzioni.
Ogni volume viene poi suddiviso secondo l'inventario dell'archivio stesso: un documento PDF per ogni verbale, documento, bilancio e indice — più di mille file in tutto — e inoltre l'intero volume come unico PDF. I file vengono consegnati in formato PDF/A-2b per l'archiviazione a 300 dpi, validati prima della consegna, con anno, tipo di documento, numero e data dell'inventario nel nome del file e nelle proprietà del documento. Come master d'archivio, ogni volume viene inoltre consegnato in TIFF a colori a 600 dpi con profilo colore sRGB incorporato.
Gli atti del consiglio contengono dati personali. Tutto il lavoro viene quindi svolto nei nostri locali a Kågeröd, senza servizi cloud e senza subappaltatori, e i file vengono consegnati su una chiavetta USB crittografata.
Il lavoro è appena iniziato: i primi volumi sono stati scansionati, e tre di essi — due del 1971 e uno del 1980 — vanno all'archivio comunale per l'approvazione prima che venga scansionato il resto.
Per saperne di più sul nostro servizio di scansione di verbali — digitalizziamo verbali, pubblicazioni comunali e altre serie d'archivio in file PDF ricercabili e adatti all'archiviazione.