Dokumentskanning med løpende nummerering
Vi kan tilby skanning uten OCR av store volumer med dokumenter, fra A8 (53*74 mm) opp til A3-format. Sluttproduktet består av sidebilder lagret i PDF (eller TIFF). De nummereres med løpende numre i skanningsrekkefølge, 0001.pdf, 0002.pdf og så videre, og nummereringen påføres enten per sidebilde eller per flersides PDF-dokument.
Det sistnevnte gjøres gjennom dokumentseparering ved hjelp av et dedikert skilleark eller en strekkode beregnet for formålet.
PDF-er skannes normalt i det strenge PDF-arkiveringsformatet PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) (gjelder bilde-PDF-er).
Skanning til flersides PDF-er med dokumentseparering fungerer godt for eksempel til due diligence, revisjonsdokumentasjon og så videre, reiseregninger og ulike typer saksmapper. Hvis materialet er vanskelig å skanne på grunn av vedheftede kvitteringer og lignende, kan vi bruke overhead-skanneren vår i stedet for en vanlig dokumentskanner.
Dokumentskanning med automatisk indeksering
En utvidet variant av dokumentskanningen ovenfor er å OCR-tolke bare ett, eller et par enkeltfelter på bildene, kanskje fra et forsideark. Dette kan være et personnummer, et organisasjonsnummer eller en annen unik identifikator. Vi kan bruke denne tolkede informasjonen til å navngi PDF-ene automatisk. De kan navngis etter et personnummer, organisasjonsnummer, rapportnummer eller kontraktnummer, til for eksempel 'personnummer'.PDF, og så videre. Når bildene er navngitt på denne måten, blir det enkelt å finne dem i mappen din på datamaskinen. Det blir også enkelt å lenke til dokumentene fra en database.
Denne automatiske indekseringen gjøres normalt med fleksibel datafangstteknologi. Les gjerne mer om denne teknologien under avsnittet "Skanning av skjemaer".
Dokumentskanning med manuell indeksering
I tilfeller der det ikke er mulig å fange et felt automatisk for indeksering, kan vi registrere ett eller flere dataelementer fra en side manuelt.
Omdøping av dokumenter
Etter at vi har fanget eller registrert data, kan vi bruke disse dataene til å gi PDF-filene nye navn.
