Vi tilbyr profesjonell skanning av protokoller — digitalisering av møteprotokoller, styreprotokoller, årsmøteprotokoller og historiske protokollsamlinger — til søkbare PDF-dokumenter. Vi arbeider med foreninger, menigheter, kommuner, stadsarkiv, selskaper, museer og privatpersoner som ønsker å gjøre protokollene sine tilgjengelige og søkbare digitalt.
Enten protokollene er innbundet i gamle bind, stiftet, i løsbladform eller oppbevart som løse ark i en arkivboks, har vi riktig skanner og arbeidsflyt for oppgaven.
Ikke-destruktiv skanning av innbundne protokollbøker
For historiske, verdifulle eller innbundne bind av protokoller som ikke må skades, bruker vi våre FADGI-kalibrerte overhead-skannere, Zeutschel OS 12002 (A2+) og Image Access Bookeye 5 V1A (Archive) med et V-vugge. Begge skannerne håndterer ømfintlige bøker og protokoller opptil A1+-størrelse uten å tvinge innbindingen fra hverandre, og uten å utsette papiret for sterkt lys eller varme.
FADGI-kalibreringen (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative) sikrer at svake notater, blyantkrusseduller, lyse stempler og andre detaljer som normalt ville gått tapt ved vanlig skanning, bevares i bildet — noe som er særlig viktig for arkivmateriale beregnet for langtidsbevaring.
Rask skanning av materiale som kan skjæres fra hverandre (dokumentskanner)
Dersom protokollene ikke er innbundet, eller dersom du tillater at bindene skjæres fra hverandre, kan vi skanne med vår Inotec 6x1 dokumentskanner, som er svært rask og kostnadseffektiv. Denne er også FADGI-kalibrert.
Bildebehandling
Vi kan utføre skreddersydde bildebehandlingsoperasjoner på pikselnivå etter avtale.
Oppdeling av bokoppslag
Ved skanning av innbundne protokollbøker på en overhead-skanner inneholder hvert skannede bilde vanligvis to boksider (et oppslag). Vi justerer delelinjen og utfører manuell retting (oppretting) av oppslagene før den automatiserte oppdelingen gjennomføres, slik at hver side i protokollen blir sin egen side i PDF-dokumentet med riktig orientering.
Oppdeling i separate protokolldokumenter
Dette er kjernen i vår tjeneste for skanning av protokoller: vi deler den skannede bildestrømmen inn i et separat PDF-dokument per protokoll. Du bestemmer om hver enkelt protokoll skal bli sin egen fil, eller om du heller foretrekker for eksempel én fil per årsmøte, én fil per styremøte, eller én fil per år/regnskapsår.
Delepunktene settes manuelt i en skreddersydd egenutviklet app, slik at oppdelingen blir helt riktig selv når protokollene ikke har noen konsekvent struktur. Oppdelingen kan baseres på forsatsark, datostempler, tall i margen eller annen struktur i materialet.
Navngivning av ferdige protokolldokumenter
De ferdige PDF-filene navngis etter dine krav — for eksempel Styrelseprotokoll_1956-03-14.pdf eller Protokoll_1909_nr_01.pdf. Navngivning kan gjøres:
- Manuelt av oss, basert på datoen og protokolltypen som vises på siden
- Fra en mal du oppgir
- Fra et Excel-ark med de ønskede filnavnene
- AI-styrt, ved å lese av datoer, numre eller andre verdier direkte fra de skannede bildene
Vi kan også levere en tabulatordelt tekstfil eller Excel-fil med filnavn, dato, protokolltype og andre metadata som et register over samlingen.
OCR og AI-retting for søkbare pdf-filer
Ukorrigert batch-OCR er normalt inkludert uten ekstra kostnad, slik at PDF-filene blir fulltekstsøkbare. For håndskrevne protokoller kan ren OCR være vanskelig, men i slike tilfeller kan vi i stedet indeksere metadata (dato, møtenummer, møtetype) manuelt, slik at samlingen fortsatt er lett å søke i.
Som tilvalg tilbyr vi AI-retting av den tolkede teksten — hele teksten, eller bare de opplysningene som er viktigst å kunne søke på, som navn, datoer og protokollnumre.
AI-lesingen er sikrere enn scriptstyrt feltinnlesing, som krever eksakte ankerord og svikter når betegnelsen veksler mellom årganger. Særlig viktige felt kontrolleres ekstra nøye, og det som ikke stemmer, går jeg gjennom selv mot originalbildet.
Leveringsformater
Vi leverer normalt i 300 dpi farge, som anbefales for historiske protokoller fordi papirets aldrede farge og eventuelle understrekninger bevares. PDF er standardformatet, men vi kan også levere TIFF i arkivkvalitet i samsvar med arkivkravene.
Levering skjer via kryptert Dropbox, en kryptert USB-minnepinne eller på et medium etter eget valg. For større prosjekter kan vi levere fortløpende etter hvert som volumer ferdigstilles.
Eksempler på gjennomførte oppdrag
For ELM-BV (Evangelisk Luthersk Mission – Bibeltrogna Vänner) har vi digitalisert 19 innbundne bind med historiske protokoller fra 1909–1999 – ikke-destruktivt på overhead-skanner, delt opp i ett pdf-dokument per protokoll, navngitt etter innholdet og gjort søkbare med batch-OCR. Oppdraget startet som et prøveoppdrag og ble etter godkjent resultat et fullstendig oppdrag.
GDPR og personopplysninger
Historiske protokoller inneholder ofte personopplysninger. Vi har rutiner for sikker håndtering av materiale som inneholder personopplysninger og signerer en databehandleravtale i samsvar med GDPR. Kontakt oss, så forklarer vi hvordan vi ivaretar materialet under oppdraget.
Be om et tilbud
Send noen prøvebilder av materialet (mobilbilder av et par oppslag holder) og en kort beskrivelse av omfanget, så kommer vi tilbake til deg med et tilbud innen en times tid eller så. For større eller spesialiserte oppdrag er du hjertelig velkommen til å besøke servicebyrået for en gjennomgang på stedet.