Jeg har fået til opgave at digitalisere Helsingborgs trykte byrådsforhandlinger for Helsingborg Stadsarkiv. Opgaven omfatter 38 bind og hæfter med omkring 33.000 sider: kommunalbestyrelsens protokoller, sagsakter, budgetter og registre fra 1971 til 1997 samt tre ældre sagregistre til byrådets forhandlinger for årene 1863–1914.
Bindene fra 1971–1997 skæres op i ryggen, og siderne føres som løse ark gennem vores Inotec Scamax 6x1 i 600 dpi farve. Det ældste hæfte — sagregistret for 1863–1882 — scannes i stedet skånsomt i vores overheadscanner Image Access Bookeye 5 V1 Archive, fordi siderne er for skøre til at blive ført gennem arkføderen. Siderne beskæres ikke — kanterne fyldes i stedet ud med papirets egen tone — og jeg gennemgår opretningen af siderne i hånden. I trykket findes også indfoldede bilag i A3-format og større, blandt andet kort og byplaner; det længste er næsten 80 cm.
Efter scanningen OCR-behandles teksten på svensk, så hver side bliver søgbar. OCR-teksten efterlades ukorrigeret.
Hvert bind deles derefter op efter stadsarkivets egen fortegnelse: et pdf-dokument pr. protokol, sagsakt, budget og register — i alt over tusind filer — og desuden hele bindet som én samlet pdf. Filerne leveres som arkivbestandige PDF/A-2b i 300 dpi, valideret før levering, med år, dokumenttype, nummer og dato fra fortegnelsen i filnavnet og i dokumentets egenskaber. Som arkivmaster leveres hvert bind desuden som TIFF i 600 dpi farve med indlejret sRGB-farveprofil.
Byrådsforhandlingerne indeholder personoplysninger. Alt arbejde udføres derfor i vores egne lokaler i Kågeröd, uden cloudtjenester og uden underleverandører, og filerne leveres på et krypteret USB-drev.
Arbejdet er netop begyndt: de første bind er scannet, og tre af dem — to fra 1971 og ét fra 1980 — går til stadsarkivet til godkendelse, inden resten scannes.
Læs mere om vores tjeneste for scanning af protokoller — vi digitaliserer protokoller, kommunale tryksager og andre arkivserier til søgbare, arkivbestandige pdf-filer.