J'ai été chargé de numériser les imprimés du conseil municipal de Helsingborg pour les Archives municipales de Helsingborg. La mission porte sur 38 volumes et fascicules, soit environ 33 000 pages : procès-verbaux, documents, budgets et index du conseil municipal de 1971 à 1997, ainsi que trois index des matières plus anciens des délibérations du conseil de ville pour les années 1863–1914.
Les volumes de 1971–1997 sont découpés au dos et les pages passées en feuilles libres dans notre Inotec Scamax 6x1, en couleur à 600 dpi. Le fascicule le plus ancien — l'index des matières de 1863–1882 — est en revanche numérisé en douceur sur notre scanner zénithal Image Access Bookeye 5 V1 Archive, car ses pages sont trop cassantes pour passer dans le chargeur. Les pages ne sont pas rognées — les bords sont au contraire complétés avec le ton propre du papier — et je vérifie à la main le redressement des pages. Les imprimés comportent aussi des annexes dépliantes au format A3 et plus grandes, notamment des cartes et des plans d'urbanisme ; la plus longue mesure près de 80 cm.
Après la numérisation, le texte est soumis à une reconnaissance OCR en suédois, afin que chaque page soit interrogeable. Le texte OCR est laissé sans correction.
Chaque volume est ensuite divisé selon l'inventaire des archives elles-mêmes : un document PDF par procès-verbal, document, budget et index — plus de mille fichiers au total — ainsi que le volume entier en un seul PDF. Les fichiers sont livrés au format d'archivage PDF/A-2b à 300 dpi, validés avant livraison, avec l'année, le type de document, le numéro et la date tirés de l'inventaire dans le nom du fichier et dans les propriétés du document. Comme master d'archivage, chaque volume est en outre livré en TIFF couleur à 600 dpi avec profil colorimétrique sRGB intégré.
Les imprimés du conseil contiennent des données personnelles. Tout le travail est donc effectué dans nos propres locaux à Kågeröd, sans services cloud et sans sous-traitants, et les fichiers sont livrés sur une clé USB chiffrée.
Le travail vient de commencer : les premiers volumes sont numérisés, et trois d'entre eux — deux de 1971 et un de 1980 — partent aux archives municipales pour validation avant la numérisation du reste.
En savoir plus sur notre service de numérisation de procès-verbaux — nous numérisons des procès-verbaux, des publications municipales et d'autres séries d'archives en fichiers PDF interrogeables et pérennes.