Jeg har fått i oppdrag å digitalisere Helsingborgs trykte bystyreforhandlinger for Helsingborg byarkiv. Oppdraget omfatter 38 bind og hefter med omkring 33 000 sider: kommunestyrets protokoller, saksdokumenter, budsjetter og registre fra 1971 til 1997, samt tre eldre saksregistre til bystyrets forhandlinger for årene 1863–1914.
Bindene fra 1971–1997 skjæres opp i ryggen, og sidene mates som løse ark gjennom vår Inotec Scamax 6x1 i 600 dpi farge. Det eldste heftet — saksregisteret for 1863–1882 — skannes i stedet skånsomt i vår overheadskanner Image Access Bookeye 5 V1 Archive, fordi sidene er for skjøre til å mates. Sidene beskjæres ikke — kantene fylles i stedet ut med papirets egen tone — og jeg går gjennom opprettingen av sidene for hånd. I trykket finnes det også innbrettede bilag i A3-format og større, blant annet kart og byplaner; det lengste er nesten 80 cm.
Etter skanningen OCR-tolkes teksten på svensk, slik at hver side blir søkbar. OCR-teksten blir stående ukorrigert.
Hvert bind deles deretter opp etter byarkivets egen fortegnelse: ett pdf-dokument per protokoll, saksdokument, budsjett og register — til sammen over tusen filer — og i tillegg hele bindet som én sammenhengende pdf. Filene leveres som arkivbestandige PDF/A-2b i 300 dpi, validert før levering, med år, dokumenttype, nummer og dato fra fortegnelsen i filnavnet og i dokumentets egenskaper. Som arkivmaster leveres hvert bind i tillegg som TIFF i 600 dpi farge med innebygd sRGB-fargeprofil.
Bystyreforhandlingene inneholder personopplysninger. Alt arbeid utføres derfor i våre egne lokaler i Kågeröd, uten skytjenester og uten underleverandører, og filene leveres på en kryptert USB-minnepinne.
Arbeidet har nettopp begynt: de første bindene er skannet, og tre av dem — to fra 1971 og ett fra 1980 — går til byarkivet for godkjenning før resten skannes.
Les mer om vår tjeneste for skanning av protokoller — vi digitaliserer protokoller, kommunale trykksaker og andre arkivserier til søkbare, arkivbestandige pdf-filer.