2026-11-11
Kartons von oben gesehen: zwei mit schwarz gebundenen Bänden mit gelben Papierstreifen im Schnitt, auf einem liegt ein weißer Umschlag mit Stadtwappen und dem Text Kommunfullmäktige i Helsingborg, Protokoll Handlingar nr 1-25 1978; rechts Archivkartons und ein vergilbtes Heft mit dem Titel Sakregister över Helsingborgs Stadsfullmäktiges Förhandlingar 1863–1882
Die Ratsdrucksachen bei uns in Kågeröd — gebundene Bände in ihren Kartons, in der Mitte der Umschlag von Kommunfullmäktige i Helsingborg, Protokoll och handlingar nr 1–25 1978 (Protokolle und Vorlagen des Gemeinderats), rechts das älteste Heft: Sakregister över Helsingborgs stadsfullmäktiges förhandlingar 1863–1882 (Sachregister zu den Verhandlungen der Stadtverordneten)

Ich habe den Auftrag erhalten, die Helsingborger Ratsdrucksachen für das Stadtarchiv Helsingborg zu digitalisieren. Der Auftrag umfasst 38 Bände und Hefte mit rund 33.000 Seiten: Protokolle, Vorlagen, Haushaltspläne und Register des Gemeinderats von 1971 bis 1997 sowie drei ältere Sachregister zu den Verhandlungen der Stadtverordneten für die Jahre 1863–1914.

Die Bände von 1971–1997 werden am Rücken aufgeschnitten, und die Seiten laufen als lose Blätter durch unseren Inotec Scamax 6x1, mit 600 dpi in Farbe. Das älteste Heft — das Sachregister für 1863–1882 — wird stattdessen schonend auf unserem Aufsichtscanner Image Access Bookeye 5 V1 Archive gescannt, weil die Seiten zu brüchig für den Einzug sind. Die Seiten werden nicht beschnitten — die Ränder werden stattdessen mit dem Eigenton des Papiers aufgefüllt — und ich gehe die Ausrichtung der Seiten von Hand durch. In den Drucksachen gibt es außerdem eingefaltete Beilagen im Format A3 und größer, darunter Karten und Stadtpläne; die längste misst fast 80 cm.

Nach dem Scannen wird der Text per OCR auf Schwedisch erkannt, sodass jede Seite durchsuchbar wird. Der OCR-Text bleibt unkorrigiert.

Jeder Band wird anschließend nach dem eigenen Verzeichnis des Stadtarchivs aufgeteilt: ein PDF-Dokument je Protokoll, Vorlage, Haushaltsplan und Register — insgesamt mehr als tausend Dateien — und zusätzlich der ganze Band als zusammenhängendes PDF. Die Dateien werden als archivtaugliches PDF/A-2b mit 300 dpi geliefert, vor der Lieferung validiert, mit Jahr, Dokumenttyp, Nummer und Datum aus dem Verzeichnis im Dateinamen und in den Dokumenteigenschaften. Als Archivmaster wird jeder Band außerdem als TIFF mit 600 dpi in Farbe und eingebettetem sRGB-Farbprofil geliefert.

Die Ratsdrucksachen enthalten personenbezogene Daten. Alle Arbeiten erfolgen deshalb in unseren eigenen Räumen in Kågeröd, ohne Cloud-Dienste und ohne Subunternehmer, und die Dateien werden auf einem verschlüsselten USB-Stick geliefert.

Die Arbeit hat gerade begonnen: Die ersten Bände sind gescannt, und drei davon — zwei von 1971 und einer von 1980 — gehen zur Abnahme an das Stadtarchiv, bevor der Rest gescannt wird.

Lesen Sie mehr über unseren Service für das Scannen von Protokollen — wir digitalisieren Protokolle, kommunale Drucksachen und andere Archivserien zu durchsuchbaren, archivtauglichen PDF-Dateien.