Dokumente mit fortlaufender Nummerierung zu ein- oder mehrseitigen Bild-PDF-Dateien scannen
Scanning zu PDF-Dateien großer Mengen von Dokumenten vom Format A8 (53*74 mm) bis A3 mit einem automatischen Dokumentenscanner, und danach bis A1+ mit einem Overhead-Scanner! Das fertige Produkt besteht aus Seitenbildern, die im PDF-Format gespeichert werden. Sie werden mit fortlaufenden Nummern in Scanreihenfolge nummeriert, 0001.pdf, 0002.pdf und so weiter, und die Nummerierung wird entweder pro Seitenbild oder pro mehrseitigem PDF-Dokument angewendet. Wir scannen normalerweise in Graustufen bei 300 dpi, können aber auch in Schwarzweiß, Graustufen oder Farbe bis 600 dpi scannen.
Die Dokumententrennung erfolgt mittels eines eigens dafür vorgesehenen Trennblatts mit einem für diesen Zweck bestimmten Barcode.
PDF-Dateien werden normalerweise im strengen PDF-Archivformat PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) gescannt (gilt für Bild-PDF).
Scanning zu mehrseitigen PDF-Dateien mit Dokumententrennung eignet sich beispielsweise gut für Due Diligence, Prüfungsunterlagen und dergleichen, Spesenabrechnungen und verschiedene Arten von Fallakten. Wenn das Material aufgrund aufgehefteter Belege und dergleichen schwer zu scannen ist, können wir statt eines gewöhnlichen Dokumentenscanners unseren Overhead-Scanner verwenden.
Dokumente zu PDF mit einer OCR-ausgewerteten Textebene zur Suche scannen
Nachdem wir die Dokumente zu Bild-PDF-Dateien gescannt haben, werten wir sie mit der besten Software zur Massenverarbeitung per OCR aus!
Ein Buch, eine Broschüre oder einen Katalog zu PDF mit einer OCR-ausgewerteten Textebene zur Suche scannen
Wir "opfern" das Buch/die Broschüre (oder verwenden einen Overhead-Scanner), wir messen die Seitengröße und scannen in exakt der richtigen Größe, wir werten mit der besten Software per OCR aus; entweder (1) Batch-OCR ohne Korrektur unsicherer Zeichen oder (2) mit Korrektur unsicherer Zeichen und Wörter. Schließlich beschneiden wir die Seiten elektronisch um ein paar mm für ein sauberes Erscheinungsbild (nicht dauerhaft, es kann entfernt werden). Wir können auch Seite für Seite durchgehen und bestimmte Seiten und Textzeilen manuell begradigen und die Ränder in eigens dafür vorgesehener Software für Aufträge aufräumen, die eine besonders hohe visuelle Qualität erfordern!
Für Kataloge in kleiner Schrift können wir zunächst in hoher Auflösung scannen und per OCR auswerten und dann die Auflösung heruntersampeln und komprimieren, für eine kleinere, internetgeeignete Größe.
Dokumentenscanning mit automatischer Indexierung
Eine erweiterte Variante des obigen Dokumentenscannings besteht darin, nur etwas oder ein paar einzelne Felder auf den Bildern per OCR auszuwerten, vielleicht von einem Deckblatt. Dies könnte beispielsweise eine Personennummer, Handelsregisternummer oder eine andere eindeutige Kennung sein. Wir können diese ausgewerteten Informationen verwenden, um die PDFs automatisch zu benennen. Sie könnten nach einer Personennummer, Handelsregisternummer, Berichtsnummer oder Vertragsnummer benannt werden, zum Beispiel 'Personennummer'.PDF, und so weiter. Mit auf diese Weise benannten Bildern lassen sie sich leicht in Ihrem Ordner auf dem Computer finden. Außerdem lässt sich leicht aus einer Datenbank auf die Dokumente verlinken.
Diese automatische Indexierung erfolgt normalerweise mit flexibler Datenerfassungstechnologie. Bitte lesen Sie mehr über diese Technologie im Abschnitt "Scanning von Formularen".
Dokumentenscanning mit manueller Indexierung
In Fällen, in denen es nicht möglich ist, ein Feld automatisch zur Indexierung zu erfassen, können wir eine oder ein paar Daten von einer Seite manuell erfassen.
Umbenennung von Dokumenten
Nachdem wir Daten erfasst oder registriert haben, können wir diese Daten verwenden, um die PDF-Dateien mit neuen Namen zu benennen.