Wir bieten professionelles Scannen von Protokollen — Digitalisierung von Sitzungsprotokollen, Vorstandsprotokollen, Jahresversammlungsprotokollen und historischen Protokollsammlungen — zu durchsuchbaren PDF-Dokumenten. Wir arbeiten mit Vereinen, Gemeinden, Kommunen, Stadtarchiven, Unternehmen, Museen und Privatpersonen, die ihre Protokolle digital zugänglich und durchsuchbar machen möchten.
Ob die Protokolle in alten Bänden gebunden, geheftet, in loser Blattform oder als lose Blätter in einer Archivbox vorliegen, wir haben den richtigen Scanner und Arbeitsablauf für die Aufgabe.
Zerstörungsfreies Scannen gebundener Protokollbücher
Für historische, wertvolle oder gebundene Protokollbände, die nicht beschädigt werden dürfen, verwenden wir unsere FADGI-kalibrierten Aufsichtsscanner, den Zeutschel OS 12002 (A2+) und den Image Access Bookeye 5 V1A (Archive) mit einer V-Wiege. Beide Scanner bewältigen empfindliche Bücher und Protokolle bis zur A1+-Größe, ohne die Bindung auseinanderzuzwingen und ohne das Papier starkem Licht oder Hitze auszusetzen.
Die FADGI-Kalibrierung (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative) stellt sicher, dass schwache Notizen, Bleistiftkritzeleien, helle Stempel und andere Details, die beim gewöhnlichen Scannen normalerweise verloren gehen würden, im Bild erhalten bleiben — etwas, das besonders wichtig für Archivmaterial ist, das zur Langzeitbewahrung bestimmt ist.
Schnelles Scannen von Material, das aufgeschnitten werden kann (Dokumentenscanner)
Wenn die Protokolle nicht gebunden sind oder wenn Sie zulassen, dass die Bände aufgeschnitten werden, können wir mit unserem Inotec 6x1 Dokumentenscanner scannen, der sehr schnell und kostengünstig ist. Auch dieser ist FADGI-kalibriert.
Bildbearbeitung
Wir können nach Vereinbarung maßgeschneiderte Bildbearbeitungsvorgänge auf Pixelebene durchführen.
Aufteilung von Buchdoppelseiten
Beim Scannen gebundener Protokollbücher auf einem Aufsichtsscanner enthält jedes gescannte Bild in der Regel zwei Buchseiten (eine Doppelseite). Wir passen die Teilungslinie an und führen ein manuelles Geraderichten der Doppelseiten durch, bevor die automatisierte Aufteilung erfolgt, sodass jede Seite des Protokolls zu ihrer eigenen Seite im PDF-Dokument mit der korrekten Ausrichtung wird.
Aufteilung in separate Protokolldokumente
Dies ist das Herzstück unseres Dienstes für das Scannen von Protokollen: Wir teilen den gescannten Bildstrom in ein separates PDF-Dokument pro Protokoll auf. Sie entscheiden, ob jedes einzelne Protokoll seine eigene Datei werden soll, oder ob Sie zum Beispiel eine Datei pro Jahresversammlung, eine Datei pro Vorstandssitzung oder eine Datei pro Jahr/Geschäftsjahr bevorzugen.
Die Teilungspunkte werden manuell in einer eigens entwickelten hauseigenen App gesetzt, sodass die Aufteilung genau stimmt, selbst wenn die Protokolle keine einheitliche Struktur haben. Die Aufteilung kann auf Deckblättern, Datumsstempeln, Zahlen am Rand oder anderer Struktur im Material basieren.
Benennung fertiger Protokolldokumente
Die fertigen PDF-Dateien werden nach Ihren Anforderungen benannt — zum Beispiel Styrelseprotokoll_1956-03-14.pdf oder Protokoll_1909_nr_01.pdf. Die Benennung kann erfolgen:
- Manuell durch uns, basierend auf dem auf der Seite angezeigten Datum und der Art des Protokolls
- Nach einer von Ihnen bereitgestellten Vorlage
- Aus einer Excel-Tabelle mit den gewünschten Dateinamen
- Per Skript, durch Auslesen von Daten, Zahlen oder anderen Werten direkt aus den gescannten Bildern
Wir können auch eine tabulatorgetrennte Textdatei oder Excel-Datei mit Dateiname, Datum, Art des Protokolls und weiteren Metadaten als Register der Sammlung liefern.
Batch-OCR für durchsuchbare PDF-Dateien
Unkorrigiertes Batch-OCR ist normalerweise ohne Aufpreis inbegriffen, sodass die PDF-Dateien im Volltext durchsuchbar werden. Bei handschriftlichen Protokollen kann einfaches OCR schwierig sein, aber in diesen Fällen können wir stattdessen Metadaten (Datum, Sitzungsnummer, Sitzungsart) manuell indexieren, sodass die Sammlung dennoch leicht durchsuchbar ist.
Lieferformate
Wir liefern normalerweise in 300 dpi Farbe, was für historische Protokolle empfohlen wird, da die gealterte Farbe des Papiers und etwaige Unterstreichungen erhalten bleiben. PDF ist das Standardformat, aber wir können auch TIFF in Archivqualität gemäß den Archivierungsanforderungen liefern.
Die Lieferung erfolgt über verschlüsseltes Dropbox, einen verschlüsselten USB-Stick oder auf einem Medium Ihrer Wahl. Bei größeren Projekten können wir fortlaufend liefern, sobald Mengen fertiggestellt sind.
GDPR und personenbezogene Daten
Historische Protokolle enthalten oft personenbezogene Daten. Wir verfügen über Verfahren für die sichere Handhabung von Material, das personenbezogene Daten enthält, und unterzeichnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß GDPR. Kontaktieren Sie uns, und wir erklären Ihnen, wie wir das Material während des Auftrags schützen.
Angebot anfordern
Senden Sie einige Beispielbilder des Materials (Handyfotos von ein paar Doppelseiten genügen) und eine kurze Beschreibung des Umfangs, und wir melden uns innerhalb einer Stunde oder so mit einem Angebot bei Ihnen. Für größere oder spezialisierte Aufträge sind Sie herzlich eingeladen, das Servicebüro für eine Durchsicht vor Ort zu besuchen.