Nehmen Sie Kontakt auf, wenn Sie Formulare, Bestellscheine, Berichte, Verträge, Antragsformulare, Antwortkarten (Kampagnen) oder Ähnliches haben, das Sie schnell in eine Datenbank umwandeln möchten.
Wir verwenden bei der Interpretation von Formularen entweder Festformular-Datenerfassungstechnologie (dieselbe wie bei Umfragen) oder flexible Datenerfassungstechnologie, da letztere nicht die Registriermarken erfordert, die üblicherweise bei der Festformulartechnologie verwendet werden, z. B. bei Umfragen.
Interpretation von Formularen mit flexibler Datenerfassungstechnologie
Die Interpretation mit flexibler Datenerfassungstechnologie funktioniert ganz anders als die Interpretation von Festformularen mit Referenzmarken und Feldern an festen Positionen. Statt feste Positionen zu interpretieren, beruht sie darauf, mittels OCR vordefinierte Ankerwörter zu lokalisieren, wie "Contract", "contract no.", "Order no.", "Order slip:", "Report no.:" oder Ähnliches, und dann Bedingungen festzulegen, um eine passende Zeichenfolge in der Nähe des Ankers oder zumindest in Bezug zu ihm zu finden. Sie legen Bedingungen dafür fest, wie die gesuchte Zeichenfolge aussehen soll, etwa die Anzahl der Zeichen, welche Zeichen zulässig sind, und so weiter. Sehen Sie unten das Ankerwort "REPORT" in Blau und die erfasste Berichtsnummer in Grün.
Derselbe Vertragstyp sieht oft identisch aus, aber es genügt schon, dass einer der Verträge eine Fotokopie ist oder auf einem anderen Drucker gedruckt wurde, damit er nicht mehr zu einer Festformularvorlage passt, bei der die Anforderungen an millimetergenaue Präzision hoch sind. Ein gutes Beispiel dafür, wann dies zwangsläufig geschieht, ist, wenn Sie eine PDF veröffentlichen, die etwa ein Antragsformular für eine Neuemission enthält, das dann von verschiedenen Personen heruntergeladen und anschließend auf verschiedenen Druckern gedruckt wird. In diesem Fall ist die flexible Datenerfassungstechnologie für halbstrukturierte Formulare stattdessen vorzuziehen.
Datenerfassung mit KI – Alternative und Ergänzung zur klassischen OCR
Die KI-Modelle zur Bildinterpretation der letzten Jahre sind für uns eine leistungsstarke Ergänzung zur klassischen OCR und zur vorlagenbasierten Datenerfassung geworden. Statt Ankerwörter an festen Positionen zu suchen, liest die KI die Seite eher so, wie ein Mensch es tut – sie versteht aus dem Zusammenhang, was ein Feld bedeutet, auch wenn das Formular anders aussieht als beim letzten Mal. So können wir Material bearbeiten, das früher manuell hätte erfasst werden müssen.
Wo die KI-Lesung den größten Nutzen bringt
- Formulare ohne einheitliche Vorlage: wenn jedes eingereichte Exemplar etwas anders aussieht und keine feste Vorlage passt.
- Schwer lesbare Originale: Fotokopien, Kopien von Kopien, schiefe Scans, blasse Ausdrucke und alte Dokumente.
- Handschriftliche Angaben: ausgefüllte Felder, Randnotizen und Unterschriftszeilen, die die herkömmliche OCR nicht bewältigt.
- Felder, die Verständnis erfordern: eine Personenkennnummer von einer Organisationsnummer unterscheiden, unter mehreren Daten das richtige finden oder entscheiden, welche von zwei Nummern auf der Seite die Vertragsnummer ist.
KI als Korrekturleser OCR-erfasster Daten
Die vielleicht wichtigste Anwendung ist bei uns die KI als zweites Augenpaar. Nachdem die Daten per OCR oder Datenerfassungstechnik erfasst wurden, lassen wir die KI jede unsichere Angabe direkt vom gescannten Bild erneut lesen und mit dem vergleichen, was in der Datenbank gelandet ist. Damit fangen wir genau die Fehler ab, die maschinell am schwersten zu entdecken sind: die Ziffer 1 als Buchstabe l oder I gelesen, 0 als O, sowie zusammengeschriebene oder abgeschnittene Wörter.
Wir haben diese Kontrolle genau für die Art kurzer Datenfelder aufgebaut, die Formulare enthalten – Nummern, Daten und Beträge, aber auch Namen, E-Mail-Adressen und kürzere Freitexte. Jede unsichere Angabe wird vor der Lieferung gegen das Originalbild geprüft.
Immer gegen das Originalbild geprüft
Ein KI-Modell kann falsch raten, und eine plausibel aussehende Vermutung ist gefährlicher als ein offensichtlicher OCR-Fehler. Deshalb setzen wir die KI-Lesung nie ungeprüft ein. Jede Angabe wird sowohl deterministisch anhand von Regeln validiert, die wir festlegen – Zeichenanzahl, zulässige Zeichen, Prüfziffer, Abgleich mit einem Register – als auch visuell gegen das gescannte Bild. Was sich am Bild nicht belegen lässt, geht in die manuelle Prüfung.
Darüber hinaus wird die KI-Datenerfassung häufig mit einer letzten Runde kombiniert, in der ich die Ergebnisse mit eigenen Augen anhand des Bildes durchgehe. Die maschinelle Validierung und die KI-Kontrolle fangen das meiste ab, aber es ist dieser letzte Durchgang, in dem die vereinzelten ungewöhnlichen Fehler aufzutauchen pflegen. Auch deshalb traue ich mich, bei Aufträgen dieser Art eine so hohe Genauigkeit zuzusagen.
Wir wählen die Technik passend zum Material
Feste Formulartechnik, flexible Datenerfassung und KI-Lesung schließen einander nicht aus – wir kombinieren sie oft im selben Auftrag und lassen jede Technik das tun, was sie am besten kann. Senden Sie uns gern ein paar Musterseiten, zum Beispiel mit dem Handy aufgenommene Bilder, und wir melden uns mit einem Vorschlag zum Vorgehen und zum Preis.