Dokumentenscanning mit fortlaufender Nummerierung
Wir können Scanning ohne OCR großer Mengen von Dokumenten anbieten, vom Format A8 (53*74 mm) bis zum Format A3. Das Endprodukt besteht aus Seitenbildern, die im PDF- (oder TIFF-)Format gespeichert werden. Sie werden mit fortlaufenden Nummern in Scanreihenfolge nummeriert, 0001.pdf, 0002.pdf und so weiter, und die Nummerierung wird entweder pro Seitenbild oder pro mehrseitigem PDF-Dokument angewendet.
Letzteres erfolgt durch Dokumententrennung mittels eines eigens dafür vorgesehenen Trennblatts oder eines für diesen Zweck bestimmten Barcodes.
PDFs werden normalerweise im strengen PDF-Archivformat PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) gescannt (gilt für Bild-PDFs).
Scanning zu mehrseitigen PDFs mit Dokumententrennung eignet sich beispielsweise gut für Due Diligence, Prüfungsunterlagen und so weiter, Reisekostenabrechnungen und verschiedene Arten von Fallakten. Wenn das Material aufgrund angehefteter Belege und dergleichen schwer zu scannen ist, können wir statt eines regulären Dokumentenscanners unseren Overhead-Scanner verwenden.
Dokumentenscanning mit automatischer Indexierung
Eine erweiterte Variante des obigen Dokumentenscannings besteht darin, nur ein oder ein paar einzelne Felder auf den Bildern per OCR auszuwerten, vielleicht von einem Deckblatt. Dies könnte eine Personennummer, eine Handelsregisternummer oder eine andere eindeutige Kennung sein. Wir können diese ausgewerteten Informationen verwenden, um die PDFs automatisch zu benennen. Sie könnten nach einer Personennummer, Handelsregisternummer, Berichtsnummer oder Vertragsnummer benannt werden, zum Beispiel zu 'Personennummer'.PDF, und so weiter. Mit auf diese Weise benannten Bildern lassen sie sich leicht in Ihrem Ordner auf dem Computer finden. Außerdem lässt sich leicht aus einer Datenbank auf die Dokumente verlinken.
Diese automatische Indexierung erfolgt normalerweise mit flexibler Datenerfassungstechnologie. Bitte lesen Sie mehr über diese Technologie im Abschnitt "Scanning von Formularen".
Dokumentenscanning mit manueller Indexierung
In Fällen, in denen es nicht möglich ist, ein Feld automatisch zur Indexierung zu erfassen, können wir eine oder mehrere Daten von einer Seite manuell erfassen.
Umbenennung von Dokumenten
Nachdem wir Daten erfasst oder registriert haben, können wir diese Daten verwenden, um den PDF-Dateien neue Namen zu geben.
